C Datenschutzinformationen für Beschäftigte und das BewerbungsverfahrenBeachten Sie bitte auch unsere mitgeltenden Allgemeinen Datenschutzinformationen und die dortigen Begriffserklärungen/-bestimmungen.
1 Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlage Personenbezogene Daten (nachfolgend kurz: DATEN) werden verarbeitet, um mit betroffenen Personen ein Beschäftigungsverhältnis zu begründen, durchzuführen oder abzuwickeln sowie um mit ihnen in Kontakt zu bleiben. (A) Vertragsdurchführung, -abwicklung Die Verarbeitung der DATEN erfolgt in erster Linie im Beschäftigungskontext, d. h., insbesondere für Zwecke der Vertragserfüllung einschließlich der Erfüllung von durch Rechtsvorschriften oder durch Kollektivvereinbarungen (Betriebsvereinbarungen) festgelegten Pflichten sowie für Zwecke der Inanspruchnahme der mit der Beschäftigung zusammenhängenden individuellen oder kollektiven Rechte und Leistungen. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere:
Rechtsgrundlage einer solchen Verarbeitung ist Artikel 6 Als Arbeitgeber unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen (gesetzlichen Anforderungen). Verarbeitungen erfolgen dabei z. B.
Rechtsgrundlage solcher Verarbeitungen ist Artikel 6 (1) c) DS-GVO i. V. m. § 26 BDSG. Soweit wir dabei besondere Kategorien von DATEN (Artikel 9
Zudem kann zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit auch die Verarbeitung von Gesundheitsdaten gemäß Artikel 9 (2) h) DS-GVO i. V. m. § 22 BDSG erforderlich sein. Soweit erforderlich verarbeiten wir DATEN über die eigentliche Vertragserfüllung oder die gesetzlichen/rechtlichen Erfordernisse hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, insbesondere:
Rechtsgrundlage solcher Verarbeitungen ist Artikel 6 (1) f) DS-GVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Verfahrensoptimierung zum Wohle des Unternehmens und seiner Beschäftigten. Werden unsere oder die Rechte Dritter verletzt, verarbeiten wir DATEN gegebenenfalls zur Rechtsverteidigung gemäß Artikel 6 (1) f) DS-GVO, worin auch unser berechtigtes Interesse liegt.
(B) Bewerbungsverfahren (Vertragsanbahnung) Im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens fordern wir DATEN an, die es uns erlauben, die Identität, Eignung für die zu besetzende Stelle, erforderliche Qualifikation(en) und gegebenenfalls rechtliche Zulässigkeit (z. B. Sanktionslistenabgleich) prüfen bzw. beurteilen zu können. Der Umfang der Bewerbungsunterlagen ist aber auch selbstbestimmt, d. h., es können uns weitere DATEN freiwillig zur Verfügung gestellt werden, um die Eignung zu untermauern. Ihre Bewerbungsunterlagen in digitaler Form (idealerweise in einer zusammenhängenden PDF-Datei) senden Sie unkompliziert – gerne auch per E-Mail – an unsere Personalabteilung. Bitte beachten Sie jedoch, dass es bei der Kommunikation/Datenübertragung via/im Internet gegebenenfalls technisch möglich ist, dass eine Nachricht auf dem Weg von uns zu Ihnen oder umgekehrt über einen Server in einem unsicheren Drittland geleitet wird, insbesondere wenn Sie sich selbst in einem Drittland befinden. Alternativ können Sie deshalb auch gerne den postalischen Versandweg wählen. Übermitteln Sie im Bewerbungsverfahren keine Originaldokumente. Ist die Vorlage eines Originaldokumentes (z. B. Zertifikat, Führungszeugnis) vor/zum Vertragsabschluss erforderlich, können Sie solche Dokumente anlässlich eines Vorstellungstermines oder bei Vertragsabschluss vorlegen. Mit Personen, die in die nähere Auswahl kommen, werden telefonische/digitale/persönliche Interviews mit der Fach- und Personalabteilung – je nach Position auch mit der Geschäftsleitung – geführt.
(C) Verarbeitung mit Einwilligung Für bestimmte Zwecke (z. B. zur Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements; Durchführung von Personalbefragungen, Veröffentlichung von Abbildungen im Intra- oder Internet, Betrieb eines Talentpools) holen wir für die Verarbeitung von DATEN vorab eine freiwillige Einwilligung (Artikel 7 Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 (1) a) DS-GVO. (1) Veröffentlichung von DATEN innerhalb des Unternehmens Um die innerbetrieblichen Prozesse zu fördern verarbeiten wir nach vorheriger Einwilligung DATEN, insbesondere Name(n) und Funktion. Die DATEN werden ausschließlich innerhalb (bspw. Intranet, ‚Schwarzes Brett‘) des Unternehmens entsprechend der Einwilligungserklärung veröffentlicht. (2) Veröffentlichung von DATEN auf Unternehmenswebseiten Zur Außendarstellung des Unternehmens können wir nach vorheriger Einwilligung DATEN, insbesondere (Portrait-)Fotos, Name, Funktion und/oder Kontaktdaten verarbeiten und auf Unternehmenswebseiten veröffentlichen. (3) Talentpool Für die Besetzung künftiger Stellen führen wir einen Talentpool. Nach vorheriger Einwilligung übernehmen wir DATEN aus vorgängigen
Haben Sie in die Verarbeitung ihrer DATEN im Talentpool eingewilligt, informieren wir Sie fallweise über unsere vermutlich passenden Stellenangebote. Haben wir ein Jahr nach Aufnahme der DATEN im Talentpool weder eine Stelle angeboten noch eine Nachricht von Ihnen erhalten, teilen wir Ihnen über die hinterlegte Kommunikationsadresse mit, dass wir die DATEN nach Ablauf eines Monats löschen/vernichten werden, wenn wir keine (gegenteilige) Nachricht von Ihnen erhalten. 2 Empfänger Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen (z. B. jeweilige Führungskraft, Fachbereiche) Ihre DATEN, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister, insbesondere Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DS-GVO. Darüber hinaus können wir Ihre DATEN an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:
3 Datenübermittlung an ein Drittland Wir beabsichtigen grundsätzlich keine Übermittlung von DATEN an ein Drittland oder eine internationale Organisation. Nur im Falle von Personalentsendungen und zur Organisation und Abwicklung von Auslandsreisen ist die Übermittlung von DATEN an Drittstaaten gegebenenfalls in Einzelfällen notwendig. Dies gilt insbesondere für Hotelreservierungen, Flugbuchungen, Mietfahrzeuge, Visa usw. Beachten Sie bitte auch Nr. 3 der Datenschutzinformationen für die Kommunikation. 4 Datenherkunft und -kategorien Wir verarbeiten DATEN, die wir von Ihnen im Rahmen des Auswahl- und Einstellungsverfahrens, während des Beschäftigungsverhältnisses oder auf freiwilliger Basis erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich – DATEN, die wir auf gesetzlicher Grundlage bei anderen Stellen erheben (z. B. anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Daten beim zuständigen Finanzamt, Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei einer Krankenkasse). Zum anderen verarbeiten wir DATEN, die wir zulässigerweise von Dritten (z. B. Personalvermittlern) erhalten haben. Relevante DATEN sind vor allem Ihre Stammdaten (z. B. Vor-, Nachname, Personalnummer, Adresse, Kontaktdaten), Identifikationsdaten (z. B. Sozialversicherungs-, Steueridentifikationsnummer), Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Pfändungen), Abrechnungsdaten (z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Gehaltsdaten), Beurteilungsdaten (z. B. Bewerbungsdaten, Qualifikationen, Zertifikate), sicherheitsrelevante Daten (IT-Protokolldaten, Evakuierungsmanagement) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten. Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 (1) DS-GVO (z. B. Gesundheitsdaten) fallen. 5 Spezifische Verarbeitungsdauer, Löschfristen Soweit für die oben (Nr. 1) genannten Zwecke erforderlich, verarbeiten wir Ihre DATEN für die Dauer des Vertragsverhältnisses, was auch die Anbahnung und die Abwicklung des Vertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass ein Beschäftigungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches regelmäßig auf Jahre angelegt ist. Bestehen Ansprüche oder erhalten Sie Leistungen aus einer von uns angebotenen betrieblichen Altersversorgung, werden die dafür erforderlichen DATEN für die Dauer des Anspruchs oder der Leistung weiterverarbeitet. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Ist Ihre Bewerbung erfolgreich, werden die DATEN zur Personalakte genommen. Anderenfalls werden die DATEN vier Monate nach der Absage gelöscht/vernichtet oder zurückgesandt, es sei denn, Sie haben einer Aufnahme der Bewerbung in unseren Talentpool zugestimmt. Erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung [siehe oben Nr. 1 (C)], werden die DATEN nach dem Widerruf der Einwilligung nicht mehr verarbeitet bzw. gelöscht oder vernichtet oder zurückgegeben. Beachten Sie die gegebenenfalls bei der Einwilligungserteilung genannten Löschfristen. 6 Pflicht zur Bereitstellung von DATEN Im Rahmen Ihrer Bewerbung oder Beschäftigung müssen Sie nur diejenigen DATEN bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung/Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese DATEN sind wir grundsätzlich nicht in der Lage, den Vertrag mit Ihnen zu begründen oder durchzuführen/abzuwickeln. Verarbeiten wir DATEN auf Grundlage einer Einwilligung, besteht keine Pflicht zur Bereitstellung. 7 Automatisierte Entscheidungsfindung Zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – gemäß Artikel 22 DS-GVO. Beachten Sie dazu bitte auch Nr. 8 der allgemeinen Datenschutzinformationen. Stand der Datenschutzinformationen: Oktober 2023 |
(1) b) DS-GVO i. V. m. Artikel 88 DS-GVO, § 26 BDSG.